Lei de
autenticação de documentos: conheça as novas regras e veja o que mudou
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Portal de Assinaturas Certisign - 22/08/2019
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Você sabia que desde o fim de
2018 a Lei de Autenticação de documentos promete facilitar a vida das pessoas,
reduzindo a necessidade de idas e vindas a cartórios, tanto para fazer o
reconhecimento de firma quanto para autenticação de documentos? Também chamada
de Lei da Desburocratização, as novas regras preveem, ainda, que os órgãos
governamentais dispensem a exigência de apresentação de alguns documentos em
seus processos.
Deseja entender melhor sobre essa
legislação e saber exatamente quais são os seus direitos a partir de agora?
Então, leia este artigo até o final. Você vai ver que ela já facilita muitos
processos, mas que ainda faltam alguns detalhes em sua regulamentação para
favorecer ainda mais as empresas.
O que é autenticação de
documentos e reconhecimento de firma?
Antes de entrarmos nos detalhes sobre a Lei de
Autenticação de Documentos, vamos passar rapidamente por alguns conceitos
importantes para você entendê-la melhor. Afinal, o que é o reconhecimento de
firma? A firma é a sua assinatura pessoal, para que haja o reconhecimento de
sua autenticidade, você deve ir até um cartório e pedir a abertura da firma em seu nome.
Assim, será coletada a sua assinatura em um
documento, com todas as possíveis variáveis dela. O arquivamento, atualmente, é
feito digitalmente — antigamente eram guardadas fisicamente em grandes arquivos
que ocupavam espaço imenso nos estabelecimentos. Cada vez que você tinha que
assinar um documento, precisava voltar ao cartório e fazer o reconhecimento da
firma, ou seja, comprovar sua autenticidade.
Esse processo já foi muito facilitado com a criação
das assinaturas digitais, que têm a mesma validação
jurídica. Sua segurança é garantida pela pelo uso de certificado digital, tornando os processos menos
burocráticos e mais econômicos.
Já a autenticação de cópias de documentos segue
princípio semelhante. Isso porque você leva o documento original ao cartório e
o tabelião carimba e assina, após fazer a conferência, dando a garantia de que
aquela cópia é fiel ao documento original.
Quando a Lei de Autenticação de
Documentos entrou em vigor e quais seus objetivos?
A Lei 13.726/18, ou Lei da Desburocratização,
foi sancionada em outubro de 2018 e já está em vigor. Com ela, o poder de
autenticar a cópia de um documento deixa de ser apenas dos cartórios, pois
transfere ao servidor público o direito de garantir que o documento recebido é
fiel ao seu original.
Isso elimina uma série de custos ao cidadão, como o
deslocamento ao cartório para a realização desses trâmites e o pagamento de
taxas referentes a eles. Além disso, o tempo passa a ser otimizado, pois as
pessoas não terão mais de enfrentar filas para o atendimento no cartório sempre
que precisarem desse serviço.
O objetivo da nova Lei de Autenticação de
documentos, portanto, é claro. Com ela, grande parte dos processos envolvendo reconhecimento de
firma e
autenticação de documentos nos órgãos públicos será desburocratizada, tornando
o serviço mais ágil.
O que mudou com a nova
legislação?
Na prática, a Lei de Autenticação
de Documentos promove mudanças no atendimento oferecido pelos órgãos públicos
em todo o Brasil. Com ela, os servidores não poderão mais exigir dos cidadãos
as seguintes coisas registradas abaixo.
Reconhecimento de firma
Ela passa a ser válida sem a
necessidade de ir ao cartório, desde que a pessoa assine o documento diante do
funcionário público com a apresentação de um documento de identidade para que
seja feita a comparação das assinaturas.
Cópia autenticada de documentos
O cidadão deve levar o documento
original e a cópia para que a exigência de ir ao cartório seja dispensada. A
comprovação de que a cópia é fiel ao documento original poderá ser feita pelo
servidor público.
Apresentação da Certidão de
Nascimento
Caso a pessoa apresente o seu
documento de identidade original, os servidores públicos não poderão mais
exigir a apresentação da Certidão de Nascimento — que antes precisava ser
retirada no cartório, atualizada. Os documentos que substituem a certidão são:
- Carteira de Identidade (RG);
- Título de Eleitor;
- Carteira de Trabalho;
- Certificado de Isenção ou de Prestação de Serviço Militar;
- Identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional;
- Passaporte;
- Identidade funcional expedida por órgão público.
Apresentação de Título de Eleitor
A partir da publicação da Lei da
Desburocratização, esse documento passa a ser exigido somente para votar
durante as eleições ou para registrar candidatura a algum cargo eletivo.
Autorização com firma reconhecida
para embarque de menor de idade
Antes, para embarcar em um ônibus
ou avião durante uma viagem, crianças e adolescentes menores de 18 anos
precisavam apresentar um documento com a autorização dos pais, com firma
reconhecida em cartório. Agora, se eles estiverem presentes no embarque,
portando seus documentos de identidade, isso não é mais necessário.
A dispensa do reconhecimento de
firma em órgãos públicos será aceita caso o servidor consiga comparar a
assinatura do cidadão no momento da entrega com a firma presente em seu
documento de identidade. Já as cópias não precisarão mais ser autenticadas se a
original for levada também para fazer a comparação.
Caso o servidor não consiga, por
alguma razão, comprovar que a documentação está regularizada, ainda há uma
solução: o cidadão poderá fazer uma declaração em que atesta a veracidade das
informações, assinando-a na presença do funcionário. Como em todas as
declarações falsas, poderá sofrer sanções penais, administrativas e civis.
Há algumas exceções previstas em
lei a essas regras:
- informações sobre pessoa jurídica;
- certidões de antecedentes criminais;
- outras documentações exigidas por legislação específica.
Quais as vantagens e desvantagens
da nova lei?
Com a nova legislação,
procedimentos administrativos realizados dentro dos órgãos públicos serão
simplificados. Isso porque a lei permite a criação de grupos de trabalho dentro
dos órgãos governamentais para estudar se há exigências desnecessárias que
podem ser inseridas na regulamentação para desburocratizar ainda mais o
serviço.
Outra vantagem é a criação do
Selo de Desburocratização e Simplificação. Com ele, o governo pretende premiar
as iniciativas e projetos, tanto públicos como privados, que ajudem a melhorar
e otimizar o atendimento ao cidadão nos órgãos públicos. Ele será concedido,
anualmente, aos projetos que visem:
- racionalização de procedimentos administrativos;
- ganhos sociais;
- diminuição do tempo de espera nas filas para atendimento ao cidadão;
- redução de exigências e formalidades desnecessárias;
- criação de soluções e inovações tecnológicas que possam ser aplicadas nos órgãos públicos para a desburocratização.
Desvantagens
A Lei da Desburocratização, certamente, vai
beneficiar muito os cidadãos que precisam apresentar documentação em órgãos
públicos. Mas para as empresas, ainda falta regulamentação para que elas também
tenham vantagens com as mudanças.
Isso porque a abertura e o registro de negócios
ainda demandam a exigência de reconhecimento de firma dos sócios. Isso também
vale para que sejam feitas alterações no Contrato Social das empresas.
Podemos ver que a Lei de Autenticação de Documentos
já oferece um grande avanço no sentido de tornar os serviços oferecidos por
órgãos públicos ao cidadão menos burocráticos. O país tem atuado, cada vez
mais, no uso das inovações tecnológicas para facilitar a vida da população
nesse sentido e, nos próximos anos, a tendência é de que mais processos possam
ser feitos digitalmente, reduzindo a
necessidade do uso de papel e eliminando custos desnecessários.
O que achou deste artigo? Ele ajudou você a
esclarecer suas dúvidas sobre a nova legislação? Aproveite para entender com
mais detalhes, também, qual a diferença entre
autenticar documentos e reconhecer firma.
